Haben Sie schon einmal das Büro Ihrer Kolleginnen und Kollegen analysiert? Gehen Sie hin und werfen Sie einen Blick darauf! Normalerweise sollten Sie dort Folgendes finden: lose Blätter, ein Notizbuch oder Post-its. An sich nur handgeschriebene Dinge...
Sie haben es schon am Titel erkannt: Heute geht es um Notizen und die Optimierung des Informationsaufstiegs.
Dies ist zweifellos der komplizierteste Prozess, den es zu optimieren gilt, da die Methode, Notizen zu machen, für jeden Vertriebsmitarbeiter einzigartig ist. Im Geschäftsleben ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, die Notizen zu optimieren und zu vereinheitlichen, um die mentale Belastung zu verringern und die Kundeninformationen mit einer möglichst großen Zahl von Menschen zu teilen.
Das ist übrigens der größte Kampf der Vertriebsmanager: die Teams so zu begleiten, dass sie perfekt darin geschult sind, während der Besprechungen effektiv Notizen zu machen und die Art und Weise zu vereinfachen, wie die Infos in das CRM eingetragen werden.
Nun, da wir uns über das Thema einig sind, wie können wir unsere Notizen optimieren und aufeinander abstimmen?
Das Erstellen von Notizen im Live-Betrieb. Informationen zu notieren, ohne einer bestimmten Struktur zu folgen, ist schon ein Anfang. Wenn Sie kein Experte auf diesem Gebiet sind, kein Stress, das kann man lernen, und wie im Sport kommt die Leistung nicht ohne Training.
In diesem Artikel verrate ich Ihnen einige Tipps, wie Sie Ihre Notizen zu einem Trumpf machen können, mit dem Sie mehr und besser verkaufen können. Aber beginnen wir vielleicht mit den Grundlagen.
Warumist das Notieren von Notizen für einen Vertriebsmitarbeiter unerlässlich?!
Opferdes Vergessens
Sie können der König des aktiven Zuhörens sein, aber ohne effektive Notizen zu machen, verpassen Sie womöglich goldene Gelegenheiten. Wussten Sie, dass Sie 20 Minuten nach einem Gespräch bereits 40 % dessen vergessen haben, was gesagt wurde? Und je mehr Zeit vergeht, desto mehr Gedächtnis verlieren Sie. Nach 9 Stunden sind es mehr als 60% der Schlüsselinformationen, die sich in Rauch auflösen. Wie können Sie also dafür sorgen, dass Sie sie nicht vergessen? Ganz einfach: Betonte Notizen!
Und nicht nur das: Wer sich Notizen macht, hinterlässt auch einen guten Eindruck bei seinen Kunden. Wenn Sie etwas vergessen, vergessen sie es auch. Wenn Sie aber selbst die Notizen machen, sind Sie der Profi, der ihnen helfen kann, sich an wichtige Details zu erinnern. Und in der Kundenbeziehung ist das langfristig von unschätzbarem Wert.
VerloreneChancen, weil keine optimalen Notizen gemacht werden.
Wenn Sie während eines Anrufs keine (oder schlechte) Notizen machen, gehen Informationen verloren. Und damit auch verpasste Chancen. Wenn Sie also Ihre Chancen auf neue Geschäftsabschlüsse maximieren wollen, machen Sie sich lesbare, relevante und strukturierte Notizen! So vermeiden Sie, dass Ihnen Deals entgehen.
Und um Sie davon zu überzeugen, wie wichtig optimale Notizen sind, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie wollen mit einem neuen Kunden einen Vertrag abschließen, vergessen aber, dass er seinen überfüllten Terminkalender und die Schwierigkeit, tagsüber zu antworten, erwähnt hat. Sie rufen mehrmals erfolglos an, während ein Konkurrent, der sich Notizen gemacht hat, eine perfekt auf den Kunden zugeschnittene E-Mail schickt und die Antwort des Kunden erhält.
Welchem Vertriebsmitarbeiter wird der Kunde antworten? Seien Sie nicht der Vertriebsmitarbeiter, der wegen schlechter Notizen Deals verliert.
Denken Sie schließlich daran, dass gut strukturierte Notizen dem gesamten Unternehmen helfen können, indem sie die Zusammenarbeit erleichtern, die Produktivität ankurbeln und den Umsatz steigern. Machen Sie lesbare, relevante Notizen und teilen Sie sie mit anderen!
Effektive Notizen helfen dem gesamten Unternehmen.
Abgesehen von den Vertriebsmitarbeitern mit direktem Kundenkontakt können Notizen auch allen anderen Mitarbeitern im Unternehmen helfen. Beispielsweise könnte das Marketing noch gezieltere Kampagnen versenden, der Vertriebsleiter erhält einen besseren Einblick in die Pipeline jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters, andere Mitglieder des Vertriebsteams können die transkribierten Informationen nutzen, um neue Argumente zu finden, ...
Letztendlich verbessert das Notizenmachen die Zusammenarbeit, fördert die Produktivität und kann sogar den Umsatz durch die erzielten Leistungen und Verkäufe steigern. Machen Sie sich also Notizen und teilen Sie sie mit anderen!
Wie manin 4 Schritten seine Notizen optimiert.
Um Ihre Verkäufe individuell zu gestalten und Ihre Erfolgschancen zu maximieren, lernen Sie unsere vierstufige Methode zum Notizenmachen kennen.
1. Verwenden Sie eine einheitliche Methode zur Erstellung von Notizen
Es ist wichtig, eine einheitliche Methode für Notizen zu verwenden, damit sie leichter zu verstehen und später leichter zu verwenden sind.
Versuchen Sie, eine klare und einheitliche Struktur für Ihre Notizen zu verwenden, indem Sie wichtige Informationen mithilfe von Aufzählungspunkten und Zwischenüberschriften unterteilen.
Unsere Methode: Erstellen Sie Templates für Notizen.
Ein Kundentermin will gut vorbereitet sein. Finden Sie die richtigen Argumente, gehen Sie die Bedürfnisse durch und ermitteln Sie natürlich alle Informationen, die Sie nach dem Treffen erhalten möchten.
Der Vorteil bei dieser Art von Treffen, sei es ein Kennenlern- oder ein Demoanruf, ist, dass das Format jedes Mal gleich ist. Erstellen Sie also eine Vorlage mit allen Punkten, die besprochen werden sollen. Das hilft Ihnen nicht nur, Ihre Treffen zu strukturieren, sondern vereinfacht auch das Sammeln von Informationen.
Während Ihres Telefongesprächs müssen Sie diese verschiedenen Abschnitte nur noch nach und nach ausfüllen.
Die Aufnahme, die Sie sehen, ist unsere Notiz-Anwendung für Vertriebsmitarbeiter. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, vorgefertigte Templates zu erstellen, die Sie nur noch auswählen müssen, wenn Sie das Gespräch starten. Das spart Ihnen Zeit, strukturiert Ihre Notizen und als Bonus werden alle Notizen sofort mit Ihrem CRM synchronisiert!
Vermeiden Sie ganze Sätze und schreiben Sie nur das Wichtigste auf.
Jeder hat zwar seine eigene Technik, sich Notizen zu machen, aber die vollständige Transkription des Gesprächs ist wirklich eine schlechte Praxis, die man verbannen sollte. Vergessen Sie also diese Methode und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche!
Ihre Notizen sollen Ihnen nämlich dabei helfen, zu wissen, was Sie wie und wann sagen sollen. Dazu sollten Sie nur das notieren , was wichtig, umsetzbar und aufschlussreich ist. Zum Beispiel, ob der Kunde für einen nächsten Termin verfügbar ist, ob er sich gegen den vorgeschlagenen Preis sträubt, ob er schlechte Erfahrungen mit einem Konkurrenten gemacht hat, welche Maßnahmen er ergreifen muss etc.
Für diese wichtigen Informationen müssen Sie keine vollständigen Sätze bilden. Verwenden Sie Abkürzungen, Schlüsselwörter, die für Sie eine Bedeutung haben, und lassen Sie leere Wörter (wie der, die, das, ein, ...) weg. Und bei den zu ergreifenden Maßnahmen sollten Sie Verben bevorzugen.
Ein Tipp: Bevor Sie das Gespräch beenden, sollten Sie Ihre Notizen noch einmal im Geiste durchlesen und die Daten identifizieren. Scheuen Sie sich nicht, Ihrem Kunden eine Zusammenfassung zu geben und/oder ihn zu bitten, die wichtigsten Informationen zu wiederholen. So können Sie sicher sein, dass Sie diese effizient wiedergegeben haben.
Vervollständigenund erweitern Sie Ihre Notizen nach jeder Interaktion mit dem Kunden.
Es ist wichtig, dass Sie sich nach jeder Interaktion mit dem Kunden so bald wie möglich Notizen machen. Das hilft Ihnen, sich an die wichtigen Details des Gesprächs zu erinnern und über den Fortschritt jedes Kunden im Verkaufszyklus auf dem Laufenden zu bleiben.
Ein weiterer Tipp: Zögern Sie nicht, nach jedem Anruf oder Treffen eine kurze Analyse durchzuführen. Dabei geht es darum, zu klären, wie Sie sich bei dem Termin gefühlt haben. Sie können sich zum Beispiel folgende Fragen stellen:
- War es ein Erfolg?
- Ist der potenzielle Kunde wirklich interessiert?
- Gibt es Einwände, die Sie nicht beantworten konnten?
- Was müssen Sie für den nächsten Anruf verbessern?
Auf jeden Fall ist es wichtig, dass Sie Ihre Notizen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie über die aktuellsten und genauesten Informationen zu jedem Klienten verfügen. Versuchen Sie, Ihre Notizen mindestens einmal pro Woche zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie über die Aktivitäten jedes einzelnen Klienten auf dem Laufenden sind.
Eine Notiz-Anwendung verwenden
Es gibt viele verfügbare Notiz-Anwendungen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Notizen zu organisieren und sie leichter zu finden und zu verwenden. Versuchen Sie, eine Notiz-Anwendung zu verwenden, die sich für Ihre Zwecke eignet.
Das Ziel: Ihnen helfen, bessere Notizen zu machen, Zeit zu sparen, Ihre Notizen zu organisieren und sie leicht zugänglich zu machen.
Zu diesem Zweck haben wir Livenotes entwickelt. Mit dieser Anwendung können Sie auf einfache Weise Notizen in Echtzeit machen, Informationen mit Ihren Mitarbeitern teilen, Ihre Transkriptionen mit dem CRM synchronisieren oder auch Vorlagen verwenden. Livenotes spart Ihnen Zeit und bereichert Ihre Business-Tools, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und mehr Umsatz machen können.
Aktualisieren SieIhr CRM, sobald Ihr Meeting beendet ist.
Sind Sie ein Anhänger des Freipapiers? Wir haben anfangs darüber gesprochen ... aber warum nicht?! Andererseits ist dies wohl die am wenigsten produktive Methode, wenn es um die Produktivität geht. Einerseits, weil Sie Gefahr laufen, die Post-its zu verlieren. Zum anderen, weil Sie einen Call nach dem anderen aneinanderreihen werden. Wie können Sie dann wissen, welche Informationen zu welchem Kunden gehören? Zum anderen, weil das Schreiben mit der Hand viel langsamer ist als das Aufschreiben von Notizen am Computer.
Wenn Sie Ihre Geschäftsgespräche von Hand aufschreiben, verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern auch Informationen. Deshalb sollten Sie Ihre Notizen mithilfe digitaler Hilfsmittel optimieren.
Und um Ihre Produktivität und Leistungsfähigkeit zu steigern, müssen Sie Ihre Notizen auf ein dauerhaftes Medium übertragen. Auf diese Weise wird das Gespräch mit Ihrem Kunden für alle zugänglich gemacht. Und wenn Sie etwas zu tun haben, können Sie über das CRM Erinnerungen einrichten.
Aber das CRM zu öffnen, den richtigen Kunden auszuwählen und die Notizen zu organisieren, ist zeitaufwendig. Hinzu kommt, dass der Bereich für Kommentare nicht immer ergonomisch ist.
Aus all diesen Gründen haben wir Livenotes, unsere App für erweiterte Notizen, entwickelt. Sie können Notizen direkt in Templates machen, die jeder Situation gewidmet sind. Wenn Sie das Meeting beendet haben, müssen Sie nur noch auf "an das CRM senden" klicken, und das war's! Dank Livenotes sparen Sie wertvolle Zeit und Ihr CRM wird bereichert.
So, jetzt haben Sie keine Ausrede mehr, keine perfekten Notizen zu machen und Ihre Kunden und Interessenten bis in die Fingerspitzen zu kennen.
Best.
