Verkaufspipeline: Wie erstellt und verwaltet man eine effektive Verkaufspipeline?

Wenn wir über einen Verkauf sprechen, beziehen wir uns in der Regel auf den Abschluss: das Zustandekommen der Transaktion. Das ist der Moment, auf den alle Verkäufer sehnsüchtig warten. Doch vor dem Abschluss liegt ein ganzer Prozess mit den vielen Schritten, die der Interessent durchläuft, bis er (endlich) zu einem zufriedenen, glücklichen und treuen Kunden wird. Dieser Prozess wird als Verkaufspipeline bezeichnet.

Dieser Ausdruck ist dir nicht fremd. Es ist ein beliebtes Modewort. Vertriebsmitarbeiter verwenden es wahllos: "Stecken Sie Ihre Kontakte in die Pipeline" oder "Gibt es Interessenten in Ihrer Pipeline? Doch der Begriff ist mehr als nur ein Modewort. Die Pipeline ist ein wichtiges Instrument für jedes Verkaufsteam, und ihr richtiger Einsatz kann in Bezug auf die Leistung einen großen Unterschied machen.

Tatsächlich helfen die Schritte einer Verkaufspipeline Ihrem Team, den Transaktionsprozess und das Verhalten potenzieller Kunden während des gesamten Verkaufszyklus- vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss - besser zu verstehen. Sie können damit erkennen, wo die Transaktionen stagnieren, stocken oder zurückgehen und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um sie abzuschließen. Ohne dieses Tool in Ihr CRM zu integrieren (und es in Ihrer Software für die Verkaufsleistung zu schulen, damit es fest integriert ist), entgehen Ihnen wichtige Informationen über die Effektivität Ihres Verkaufsprozesses.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Verkaufspipeline ist, wie Sie sie Schritt für Schritt erstellen und vor allem , wie Sie sie effektiv verwalten können, damit sie Ihnen hilft, Ihre Verkaufsziele zu erreichen, indem Sie möglichst viele Gelegenheiten wahrnehmen. Und als Folge davon werden Sie ein zusätzliches Einkommen erzielen!

Was ist eine kommerzielle Pfeife?

Weckt das Wort "Pipeline" schlechte Erinnerungen an den Geografieunterricht in der Oberstufe, in dem es darum ging, auf unleserlichen Karten die Netze von Gas- und Wasserleitungen genauestens zu untersuchen? Keine Sorge, hier geht es nicht darum, sich in die Feinheiten der internationalen Energiepolitik zu vertiefen. Die Gaspipeline, um die es hier geht, wird nicht dazu verwendet, Flüssigkeiten über große Entfernungen zu transportieren, sondern um Interessenten von einem Ende des Verkaufsprozesses zum anderen zu befördern.

Die Verkaufspipeline: eine einfache Definition

Um eine Definition der Verkaufspipeline zu geben, können wir sie wie folgt zusammenfassen: Sie ist die visuelle Darstellung eines Verkaufsprozesses. Diese Darstellung besteht aus der Abfolge von Schritten, die ein potenzieller Kunde durchlaufen muss, um von einem bloßen Kontakt zu einem Kunden zu werden.

Dies macht die Verkaufspipeline zu einem strategischen Instrument, das die wichtigsten Schritte eines Verkaufszyklus und alle Chancen, die von den Verkaufsteams genutzt werden können, visualisiert. Die Verkaufsteams verfolgen die potenziellen Kunden auf ihrem Weg durch den Kaufprozess und setzen die erforderlichen Maßnahmen um, um sie zur Konversion zu führen.

Über den Aspekt des "Verkaufstunnels" hinaus spielt die Verkaufsröhre auch die (wesentliche) Rolle einer Datenbank. Sie liefert den Vertriebsmitarbeitern alle Informationen, die sie für die Verwaltung ihrer Verkaufschancen benötigen: die Anzahl der aktuellen Leads, die Wahrscheinlichkeit einer Konversion in jeder Phase, bereits durchgeführte und zukünftig geplante Aktionen, den Status der Beziehungen zu aktuellen Kunden usw. Es geht vor allem um eineVertriebseffizienz, die für das Unternehmen ein Werkzeug ist.

Wie eine Verkaufspipeline funktioniert

Diese Darstellung kann vielfältig sein. Am häufigsten wird die Verkaufspipeline als horizontaler Balken dargestellt, der in mehrere Felder unterteilt ist, von denen jedes eine andere Phase auf dem Weg zum Kauf eines Leads darstellt. Hier ist die Funktionsweise einfach: Sie lesen sie, als würden Sie einem Pfeil folgen, wobei sich die Leads von links nach rechts bewegen, je nachdem, wie weit sie im Verkaufsprozess fortgeschritten sind. Beispiel: Ein Kontakt, der auf eine Cold E-Mail antwortet, wird sofort qualifiziert und geht in Phase 2 über.

Die Informationen, die zum Aufbau der einzelnen Schritte der Verkaufspipeline benötigt werden, stammen in der Regel aus der CRM-Software, die einen wahren Informationspool darstellt. Sie stammen auch aus dem Feedback der Vertriebsmitarbeiter, die ihre üblichen Prozesse und Aktionen in ein Tool für die Verkaufspipeline eingeben.

Die Pipeline kann auch die Form eines Verkaufstrichters annehmen, weil auf jeder Stufe ein großer Verlust an Interessenten zu verzeichnen ist und die Konversionsrate stetig sinkt. Wie wir später sehen werden, entspricht diese Darstellung jedoch nicht immer der Realität.

Der Nutzen eines kommerziellen Rohrs

Wir haben bereits viel über dieses Instrument gesprochen. Aber warum sollte man in Ihrem Unternehmen konkret eine Verkaufspipeline einrichten? Dieses Tool ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern,...

• eine bessere Übersicht über den gesamten Verkaufsprozess ;
• den Fortschritt von potenziellen Kunden in jeder Phase des Verkaufstunnels verfolgen, indem Sie genau sehen, wo sie sich befinden und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um sie weiterzubringen ;
• die Reife der potenziellen Kunden anhand der Stufen der Verkaufspipeline bewerten und die relevantesten Chancen priorisieren ;
• potenzielle Engpässe und Reibungsverluste identifizieren, damit Abhilfemaßnahmen ergriffen werden können (u. a. durch Analyse der Konversionsrate auf jeder Stufe, um festzustellen, wo Verluste auftreten) ;
• so viele Gelegenheiten wie möglich wahrnehmen, um die Geschäftserschließung zu verbessern Ergebnisse ;
• den Verkaufsprozess in eine Vielzahl von Aufgaben aufteilen, die leichter zu verstehen und zu optimieren sind und so zur Erreichung der Ziele beitragen ;
• den Kaufweg von potenziellen Kunden besser verstehen ;
• bestehende Kunden im Rahmen eines effektiven Kundenbeziehungsmanagements an sich zu binden.

Verkaufspipeline VS Verkaufsprognosen VS Verkaufstrichter

An diesem Punkt kann es sein, dass Sie sich verwirrt fühlen. Was hat es mit Verkaufsprognosen auf sich? Und ist der berühmte "Verkaufstrichter" nicht das Gleiche wie eine Pipeline? In Wirklichkeit gibt es erhebliche Unterschiede zwischen diesen Konzepten.

• Während sich die Verkaufspipeline auf die von den Verkaufsteams verwalteten Verkaufschancen konzentriert, unabhängig vom Stadium und der Reife der potenziellen Kunden, ist die Verkaufsprognose ist eine langfristige Projektion mit Informationswert. Ihr Ziel ist es, die Anzahl potenzieller Transaktionen und theoretischer Verkäufe abzuschätzen, die das Vertriebsteam in einem bestimmten Zeitraum erzielen kann. Das Team kann sich daran orientieren, um seine Ziele zu visualisieren und den Weg zu ihrer Erreichung abzuschätzen.
• Was den Trichter betrifft, so handelt es sich dabei zwar um eine Art Verkaufspipeline, aber das Gegenteil ist nicht unbedingt der Fall. Die Form des Verkaufstrichters bedeutet nämlich, dass das Volumen der Leads im Laufe des Prozesses allmählich abnimmt, so dass man immer eine Anzahl X an Leads auf der linken Seite der Pipeline haben muss, um eine Konversionsrate Y ganz rechts zu erreichen. Dieses Bild ist jedoch irreführend. Eine bessere Analogie wäre, die Verkaufspipeline als einen Zylinder mit immer gleichem Durchmesser zu visualisieren: Sobald die Leads erfasst sind, können alle oder fast alle in Kunden umgewandelt werden. Die Auswahl findet also vor der Verkaufspipeline statt, wobei intern ein hohes Konvertierungspotenzial besteht.

Erstellung einer Verkaufspipeline: Wie funktioniert das?

Jetzt weißt du, was ein Verkaufsschlauch ist und warum er nützlich ist. Die nächste Frage ist natürlich, wie man sie einrichtet. Was sind die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, um eine effektive Verkaufspipeline zu erstellen?

1. Kennen Sie den Kaufweg Ihrer Kunden von Grund auf.

Das ist die Grundlage. Da die Verkaufspipeline in Etappen verläuft und diese Etappen in direktem Zusammenhang mit dem Kaufpfad des potenziellen Kunden stehen, ist es für den Aufbau des Kaufpfads unerlässlich, diesen gut zu kennen. Zur Erinnerung: Der Verkaufszyklus hat in der Regel folgende Form:

• Der Ausdruck eines Problems, das gelöst werden muss (Bewusstwerdung).
• Prüfung von Marktlösungen und Vergleich von Angeboten (Berücksichtigung).
• Entscheidungsfindung (Konversion).

Natürlich liegt es an Ihnen, dieses allgemeine Schema zu verfeinern, je nachdem, wie die Realität in Ihrem Vertriebsteam aussieht.

2. Die verschiedenen Phasen der Verkaufspipeline identifizieren

Jedes Verkaufsrohr ist einzigartig, da sein Aufbau auf die unternehmensspezifischen Phasen des Verkaufsprozesses abgestimmt ist. Es gibt jedoch etwa fünf oder sechs Schlüsselschritte:

• Kontakt: Der potenzielle Kunde tritt mit dem Unternehmen in Kontakt (Telefonanruf, Ausfüllen eines Formulars auf der Website, Herunterladen von Inhalten usw.).
• Terminvereinbarung: Der potenzielle Kunde stimmt zu, die Argumente eines Vertriebsmitarbeiters zu hören und mehr über die vorgeschlagene Lösung zu erfahren.
• Nach dem Treffen: Die potenziellen Kunden treten in die Überlegungsphase ein, nachdem sie umfassend über die zu unternehmenden Schritte informiert wurden. Sie verfügen über alle Informationen, die sie benötigen, um Angebote zu vergleichen.
• Die angebotene Lösung: Der potenzielle Kunde zeigt Interesse an dem Produkt, der Dienstleistung oder der Lösung.
• Senden eines Angebots: Der Interessent prüft das Angebot und sendet es an die Entscheidungsträger zurück.
• Abschluss: Der potenzielle Kunde unterschreibt den Vertrag oder gibt im Verlauf des Gesprächs auf.

Natürlich werden die Anzahl und die Art dieser Schritte für Ihr Unternehmen wahrscheinlich unterschiedlich sein. Der Aufbau Ihrer Verkaufspipeline hängt also stark von Ihrem CRM und dem Feedback ab, das Sie von Ihren Vertriebsmitarbeitern erhalten.

3. Bestimmen Sie die ideale Größe für das Handelsrohr

Die Größe einer Verkaufspipeline hängt von der Dauer des Verkaufszyklus ab. Die Anzahl der erforderlichen Schritte wird beim Verkauf von Büroartikeln (kurzfristig), SaaS-Software (mittelfristig) oder Immobilien (langfristig) unterschiedlich sein. Es ist wichtig, dies bei der Erstellung eines Gaspipeline-Verkaufsprozesses zu berücksichtigen.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, dass Sie auch die Zeit bewerten müssen, die die potenziellen Kunden in den einzelnen Phasen der Verkaufspipeline verbringen. Beispielsweise kann der Übergang von Phase 4 zu Phase 5 zwei bis drei Wochen dauern, während der Abschluss nur wenige Tage in Anspruch nimmt. Anhand dieser Daten können die Vertriebsmitarbeiter die relevantesten Chancen identifizieren und die Leads sortieren, indem sie diejenigen ausschließen, die nicht in den definierten Umfang fallen.

Einen Prozess von Grund auf neu erstellen oder sich von einem bestehenden Modell inspirieren lassen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verkaufspipeline zu erstellen: Sie können einen Prozess von Grund auf neu erstellen oder einen bestehenden Prozess anpassen. Im ersten Fall stützen Sie sich auf die Informationen in Ihrer CRM-Software und analysieren die Arbeitsabläufe Ihrer besten Vertriebsmitarbeiter, um herauszufinden, wie sie vorgehen und welche Maßnahmen sie ergreifen, um Verkaufschancen zu verwalten. Welche Maßnahmen ergreifen sie? Wie viele Nachfass-E-Mails werden verschickt, wie viele Anrufe getätigt? Wie viel Zeit muss zwischen den einzelnen Schritten der Pipeline eingeplant werden?

Im zweiten Fall beginnen Sie mit einem generischen Prozess und passen ihn an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens an. Auch hier hilft Ihnen ein Blick in Ihr CRM, um die notwendigen Schritte zur Erstellung der Pipeline zu veranschaulichen. Viele Vorlagen sind online verfügbar: Lassen Sie sich ruhig inspirieren!

Welche Werkzeuge benötigen Sie, um eine Verkaufspipeline zu erstellen?

Es ist nicht einfach, eine Verkaufspipeline zu erstellen. Aber die gute Nachricht ist, dass es eine Reihe von Werkzeugen gibt, die Sie dafür einsetzen können. Das wichtigste von ihnen (Sie haben es erraten) ist die CRM-Software, die Ihnen Zugang zu einer Fülle von Informationen verschafft, die für den schrittweisen Aufbau einer Verkaufspipeline entscheidend sind.

Andere Lösungen können Sie bei Ihrer Aufgabe unterstützen, z. B. ein Tool namens Deal View [de1], mit dem Sie Verkaufschancen verfolgen und Bereiche identifizieren können, die Sie verbessern müssen.

Wie können Sie Ihre Verkaufspipeline effektiv verwalten?

Jetzt, da Ihre Verkaufspipeline steht, und nach all den Problemen, die Sie hatten, ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass sie reibungslos funktioniert. Was sind die Schlüssel zu einem effizienten Sales Pipeline Management?

Garantieren Sie einen konstanten Fluss von Leads in Ihrer Pipeline

Stellen Sie sich vor, die Anzahl der Transaktionen wäre im ersten Quartal sprunghaft angestiegen und im nächsten Quartal wieder gesunken. Was ist passiert? Eine solche Situation kann entstehen, wenn sich Ihre Verkaufsteams auf die sich entwickelnden Geschäftsmöglichkeiten konzentrieren und die notwendige Akquise im Vorfeld vernachlässigen. Das Finden von Interessenten ist vielleicht nicht der prestigeträchtigste Aspekt der Arbeit eines Verkäufers, aber für den Erfolg absolut unerlässlich.

Es ist wahr: Eine Verkaufspipeline zu verwalten bedeutet, ständig neue Leads in den Trichter zu pumpen, damit es immer wieder neue Gelegenheiten gibt, die es zu nutzen gilt. Denken Sie daran, dass Leads der Treibstoff für einen effektiven Verkaufsprozess sind!

Standardisieren Sie die Stufen des Fortschritts von Leads

Wenn es um die Rohrleitungen im Verkauf geht, ist die Standardisierung der zu befolgenden Schritte eine Grundvoraussetzung. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen über einen klar definierten Ablauf verfügen. Die Kommunikationskanäle, die zu ergreifenden Maßnahmen, die einzuhaltenden Fristen und sogar die Häufigkeit der Zusendungen oder Erinnerungen müssen alle innerhalb des Teams standardisiert sein. Beispielsweise sollten für jeden potenziellen Kunden X Kontakte eingerichtet werden, und ein potenzieller Kunde sollte innerhalb von drei bis vier Wochen auf eine E-Mail mit einem Angebot antworten, danach wird er einfach auf Eis gelegt.

Diese Standardisierung hat den Vorteil, dass sie reproduzierbar ist: Die Wirksamkeit der Pipeline beruht auf der Angemessenheit des Prozesses und der durchzuführenden Aktionen und nicht auf spezifischen persönlichen Eigenschaften der Vertriebsmitarbeiter (die schwer zu kopieren sind). Sie ist auch eine Möglichkeit für das Team, bestimmte Leads bei der Aktualisierung der Pipeline zu disqualifizieren.

Aktualisieren Sie Ihre Liste mit Kanalisationsmöglichkeiten regelmäßig.

Ja, eine regelmäßige Aktualisierung ist für die erfolgreiche Verwaltung eines Geschäftsschlauchs unerlässlich. In dieser Funktion müssen Sie mehrere Vorgänge durchführen:

• Stellen Sie sicher, dass die Informationen über Interessenten und Kunden zuverlässig sind. Ist die Telefonnummer der Kontaktperson noch gültig? Machen Sie seit Beginn des Prozesses Geschäfte mit denselben Personen? Funktioniert die E-Mail, die Sie geschrieben haben, noch?
• Identifizieren Sie die potenziellen Kunden, die Sie aussortieren möchten. Es mag etwas hart klingen, aber einige Leads stehen nicht auf Ihrer Liste der Verkaufschancen. Wenn Ihnen auffällt, dass ein Schritt länger wird als üblich oder ein Kontakt sich hartnäckig weigert, auf Ihre Erinnerungen zu reagieren, ist es vielleicht an der Zeit, ihn zu streichen, damit Sie sich auf die wirklich relevanten Gelegenheiten konzentrieren können (außer natürlich, wenn die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses sehr hoch ist). Nutzen Sie die Gelegenheit, um eine E-Mail mit einem Geschäftsabbruch zu versenden: Wenn der Empfänger auf taube Ohren stößt, wissen Sie, woran Sie sind.
• Behalten Sie die Flexibilität Ihrer Verkaufspipeline bei. Obwohl die einzelnen Schritte des Prozesses recht fix sind, sollte Realismus vorherrschen. In manchen Fällen kann es notwendig sein, Verkaufschancen erneut in die Pipeline aufzunehmen (z. B. wenn sich Ihre ursprünglichen Kontakte geändert haben und Sie die Verhandlungen in einem frühen Stadium wieder aufnehmen müssen), oder umgekehrt die Frist für eine Umwandlung in einer wichtigen Phase zu verlängern (weil die interne Organisation des Kunden ein langsameres Tempo vorgibt). Seien Sie flexibel!
• Identifizieren Sie gelähmte Gelegenheiten. Schweigende Interessenten, blockierte Transaktionen, stagnierender Handel... Diese Situationen neigen dazu, die Verkaufspipeline zu verstopfen und für Verwirrung zu sorgen. Nutzen Sie dieses Update, um zu bewerten, wie wahrscheinlich es ist, dass jede Verkaufschance erfolgreich ist oder scheitert, und um zu entscheiden, ob es besser ist, sie zu entfernen.

Bewerten Sie die Leistung Ihrer Verkaufspipeline

Wie alle Arbeitsabläufe muss auch der Verkaufsprozess regelmäßig bewertet werden, um seine Effizienz zu gewährleisten. Dies geschieht mithilfe der richtigen KPIs: Anzahl der Verkaufschancen in der Pipeline, durchschnittlicher Transaktionswert, Gesamtwert, der durch alle qualifizierten Leads zum Zeitpunkt T repräsentiert wird, durchschnittliche Zeit, die in der Pipeline verbracht wurde, Konversionsrate für jede Phase usw.

Mit diesen Elementen in der Hand können Sie Bereiche in der Verkaufspipeline identifizieren, die verbessert werden müssen, und Korrekturmaßnahmen zur Optimierung des Prozesses einleiten.

Beispiele für kommerzielle Pipelines

Lassen Sie uns mit zwei Beispielen für Verkaufspipelines schließen, die jeweils einer bestimmten Branche entsprechen.

Beispiel einer Verkaufspipeline für einen Anbieter von SaaS-Software

1. Erster Kontakt (0 %).
2. Qualifikation der potenziellen Kunden (10 %).
3. Erster Termin mit Demonstration der Software (30 %).
4. Kostenlose Testversion der Software (50 %).
5. Preisvorschlag und Verhandlung (80 %).
6. Schließen (100 %).

Beispiel einer kommerziellen Pipeline für eine Immobilienagentur

1. Erster Kontakt (0 %).
2. Präsentation des Angebots (20 %).
3. Termin für die Ersteinschätzung (50 %).
4. Aushandeln der Provision (70 %).
5. Zweite Ernennung und Unterzeichnung des Mandats (100 %).

Die Verkaufspipeline ist weit mehr als nur ein Modewort mit kurzer Haltbarkeitsdauer. Hinter diesem Fachbegriff verbirgt sich ein leistungsstarkes strategisches Instrument, das Verkaufsteams einsetzen, um den Fortschritt von Interessenten während des gesamten Verkaufszyklus zu verfolgen, die interessantesten Chancen zu ermitteln und ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Es ist ein wichtiges Instrument für die Effektivität des Verkaufs.

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